Бухгалтерский учет топливных карт

Учет топливных карт

С точки зрения учета топливных карт прежде всего это отдельное платежное средство, при помощи которого совершается операция по покупке топлива.

Сейчас топливные карты для юридических лиц и ИП используются почти на всех АЗС, на примере карт “Полный Бак” в сеть приема которых входит более 12 000 точек во всех регионах Российской Федерации.

При использовании топливных карт в качестве платежного средства, стоит учитывать имеющиеся ограничения, например:

• с карты нельзя снять (обналичить) средства;

• по карте нельзя оплатить услуги на АЗС, за исключением мойки;

• карты принимают к оплате только на АЗС, где установлен терминал эмитента;

• по карте нельзя приобрести товары.

При оплате топлива картой на АЗС, происходит безналичная операция, и баланс карты, и компании владельца - уменьшаются на сумму, соответствующую объему купленного топлива.

Подобный процесс оплаты очень удобен для любой организации с любым размером автопарка, не нужно собирать чеки и товарные накладные, выдавать наличные из кассы и контролировать целевой расход выданных средств.

Баланс топливных карт может быть двух видов - литровый и рублевый. В случае с литровым балансом на стороне процессинга происходит расчет стоимости топлива по транзакции, исходя из цены за литр купленного топлива и его объема. В счете фактуре или УПД (универсальном передаточном документе) будет указаны следующие параметры по каждой транзакции:

• Вид топлива;

• Объем (литры);

• Цена за литр;

• Итоговая стоимость.

Это позволит занести всю информацию по расходам на топливо в книгу покупок-продаж.

Как работают топливные карты

Между поставщиком топлива/услуг и покупателем заключается договор, он может быть двух видов - оферта или “подписной” и в том и в другом случае списание средств со счета компании будет происходить в порядке, обусловленном договором.

После заключения договора необходимо оплатить счет за топливо - тем самым пополнить баланс компании. Баланс компании - это счет в системе поставщика топлива, на котором храняться и расходуются средства компании. К этому счету привязаны все топливные карты.

При каждой заправке по карте или возврате средств все операции отражаются в личном кабинете и происходят только в рамках счета и средств на балансе компании:

• пополнение баланса компании;

• списание/зачисление средств на счет компании (при заправках на АЗС);

• транзакционные отчеты по каждой операции, с указанием наименования и адреса АЗС, количества, объема, и вида топлива;

• остаток средств на балансе компании.

В бухгалтерском учете топливных карт на предприятии такая система работы зарекомендовала себя с лучшей стороны, так как поставщиком топлива является единственный контрагент по договору - как следствие упрощения документооборота и учета.

С другой стороны, по каждой карте (водителю) есть детальная статистика по расходам на топливо.

Для водителей такой подход тоже очень удобен, им не нужно составлять авансовые отчеты, хранить чеки или товарные накладные, а также перевозить с собой наличные средства.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Топливная карта может предоставляться эмитентом как на платной, так и не безвозмездной основе, например, топливные карты “Полный бак” для юридических лиц и ИП предоставляются абсолютно бесплатно. От формы предоставления напрямую зависит счет, на котором нужно учитывать карты.

Как вести учет топливных карт - бесплатные карты не нужно отражать на балансе компании, лучшего всего открыть отдельный забалансовый счет и назначить ему любой свободный номер, который не указан в Плане счетов, например, 121. В дополнение к этому можно организовать отдельный аналитический учет для каждого держателя карт, который несет ответственность за расходование топлива.

Если топливные карты поставляются на платной основе, то лучше всего из будет включить в состав ТМЦ, а потом списать их стоимость на расходы компании.

В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом ведется учет ГСМ по топливным картам, это полностью зависит от внутренней политики

Примеры проводок по бухучету топливных карт:

Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

Бухгалтерский учет гсм по топливным картам начинается с выдачи топливных карт сотруднику. Для передачи карт компания может самостоятельно создать форму документа, например, “Акт приема- передачи”

Форма такого акта может быть достаточно свободной:

 Акт приема-передачи №_____

топливной карты №________________

Дата выдачи: дд.мм.гггг

ФИО получателя: _________________

Должность получателя: _________________

Марка автомобиля:_________________

Государственный регистрационный номер:______________

Карты выдал:                                                                 Карты получил:

Должность/ФИО/Подпись/Дата                               Должность/ФИО/Подпись/Дата                          

С момента подписания акт можно вести учет гсм по топливной карте.

Возврат карты предприятию от водителя/сотрудника осуществляется похожим образом, то есть при помощи акт приема передачи. После этого топливную карту можно выдать другому сотруднику.

Если в компании большое количество карт и их держателей, то для упрощения документооборота можно ввести журнал учета движения топливных карт, пример такого журнала ниже: 

Журнал
учета выдачи и возврата топливных карт 

Для правильности бухгалтерского учета топливных карт, нужно обязательно закрепить порядок и формы документов в локально-нормативном акте.

Большинство топливных карт не имеют сроков своего использования. Но для тех случаев, когда сроки использования ограничены, например, условиями договора. По окончанию сроков действия карт нужно списать с забалансового

Пример акта на списание карт:

Акт списания топливных карт

Дата акта: дд.мм.гггг

В связи ______________(указать причину), списать с забалансового счета, топливные карты ________ (указать названия карт) с номерами:

№________________

№________________

№________________

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Учет топлива по топливным картам ведется согласно Планам счетов бухучета, основными являются два счета 60 и 10.

Топливные карты - это неотъемлемая часть договора по поставкам топлива. Для отражения расчетов с поставщиком топлива - существует 60 счет, Плана счетов бухучета.

Поставленное топливо учитывается в составе товарно-материальных ценностей (ТМЦ), на 10 счете. Документы, на основании которых, проводятся операции по счетам, должны быть предоставлены поставщиком, в большинстве случаев это стандартный пакет:

• накладная (акт приема-передачи);

• счет-фактура;

• отчет по топливным картам об отпущенном топливе (транзакционный отчет);

• универсальный передаточный документ (УПД).

Как списывать гсм по топливным картам

Для отражения списания гсм по топливным картам с учета и отражении их стоимости в затратах - есть достаточно простой набор правил.

Для фиксации топливных расходов нужно утвердить нормативы списания и оформления маршрутных (путевых) листов.

Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении

У бюджетных учреждений при учете ГСМ по топливным картам в бухучете используется особый план счетов. Но в целом процесс ведения и операции по счетам, а та же оформления сопроводительной документации во много схож с коммерческой организацией. Более подробно об этом можно узнать из Письма Минфина от 02.10.2018 № 02-07-10/70752.

Минфин отмечает, что для отражения топливных карт, учет нужно организовать на забалансовом счете. В силу того, что карты не являются самостоятельным объектом бухгалтерского учета.

Движение денежных средств должно отражаться на 20600 счете -«Расчеты по выданным авансам». Это касается как перечисления авансовых платежей, так и расходования, на основе документов от поставщика.

Универсальные топливные карты для юридических лиц и ИП "Полный бак" дают своим владельцам следующие возможности и преимущества:

● Сеть из более чем 12 000 АЗС по всей России и странам СНГ;
● Выбор АЗС с минимальной ценой, независимо от бренда и региона;
● Реальные скидки на всех АЗС любой сети, любого бренда;
● Отсутствие каких либо наценок на топливо на всех АЗС в сети приема карты;
● Скидки до 1 рубля с каждого литра топлива;
● Весь необходимый набор инструментов для удобного использования топливных карт: личный кабинет, АЗС локатор и мобильное приложение;
● Более 11 лет успешной работы на топливном рынке и положительные финансовые показатели компании, как гарантию надежного сотрудничества;
● Отсутствие скрытых платежей, комиссий и т.д. при использовании топливных карт;
● Среди основных сервисов: электронный документооборот (ЭДО), смс информирование, интеграция с внешними системами для обмена данными, аналитические инструменты и API для управления картами;
● Все операции с картой - бесплатны: блокировка/разблокировка, транзакции, изменение лимитов и балансов;
● Возможность получения отсрочки платежа за топливо сроком до 30 дней;
● Выпуск и доставка карты абсолютно бесплатны;
● Ежемесячно клиентам предоставляются следующие документы: универсальный передаточный документ (УПД), счет фактура и акт за топливо и услуги. Все документы доступны в трех вариантах: электронная копия в личном кабинете, бумажные оригиналы (отправляются Почтой России), копии документов заверенные цифровой подписью (ЭДО);
● Службу поддержки для всех держателей карт, работающую в режиме 24/7 и персонального менеджера каждому клиенту для решения нестандартных вопросов.

Остались вопросы или хотите заказать выгодные топливные карты “Полный Бак”?
Заполните форму на странице или позвоните нам бесплатный номер: 8-800-550-09-14.

Хотите оформить договор на наши топливные мультикарты за 5 минут?

Получить предложение