Электронный документооборот

Система электронного документооборота (ЭДО)

Уважаемые клиенты и партнеры, компания ООО «АЗС Технология» приглашает Вас присоединится к системе электронного документооборота (сокращенно «ЭДО»), это позволит обмениваться документами в электронном формате без бумажных носителей и лишней волокиты.

Мы используем оператора «ДИАДОК» https://www.diadoc.ru/

На сегодняшний день большинство компаний, в том числе банки, перешли на ЭДО и перестают использовать почтовые пересылки и бумажную документацию с контрагентами и поставщиками. Если раньше все документы были только в бумажном виде и все компании пользовались именно ими, для некоторых организаций ранее было невыгодно оформление цифровой подписи и содержание ПО, для ЭДО и «цифровизации» бизнеса. Теперь приходится серьезно оценить переход на ЭДО, так как ужесточаются требования налогового кодекса и большинство видов современного бизнеса используют систему электронного оборота и не хотят возвращаться к физическим носителям.

Это обмен документами и кодами маркировки посредствам Интернета с госорганами, другими компаниями.

То, что ускоряет обмен документами на больших и малых предприятиях и расстояниях в сотни раз! Чтобы подписать счета, накладные, акты, договор, УПД или любой другой документ не нужно вылавливать ответственных подписантов, искать принтер, думать о количестве «тонера», наличии печати в офисе и т.д. Сформировали документ, получили разрешение на подпись – подписали электронной подписью – отправили. Пара минут на операцию, которая раньше могла занимать несколько дней.

Если Вы используете какое- либо программное обеспечения для контроля товарооборота, нужно учитывать совместимость с ЭДО. Например, с программными продуктами 1С вопрос совместимости не стоит – для них уже существует множество решения для каждого из основных операторов ЭДО.

Необходимо заключить договор ОФД (оператором фискальных данных), для того что бы все данные отправленные через ЭДО попадали в налоговую и «Честный знак».

Подключением занимаются операторы ЭДО. Они могут:

• подключить уже при наличии ЭЦП,
• создать ЭЦП и подключить к системе,
• приехать и настроить все на рабочих местах в компании,
• помочь настроить на Вашей технике и ПО самостоятельно, консультируя по телефону или проводя операции дистанционно.

Выбирайте оператора, который имеет право работы с "Честным знаком". В ближайшие 5 лет с маркировкой придется иметь дело практически любой организации.

Оптимально, если оператор предоставляет возможность работы разными способами – через веб-кабинет, 1С, SAP и др. с помощью коннекторов и интеграционных модулей.

Удобно, если оператор выставляет единый тариф на все – это избавит от путаницы в расчетах. Хотя в ряде случаев помогает вариативность пред- и постоплатных тарифов.

Большим плюсом будет и мультипровайдерность – когда есть возможность взаимодействовать с любыми партнерами через одного оператора.

Стоит обратить внимание и на наличие у оператора ЭДО соглашения SLA, возможности интеграции с ЦРПТ, роуминга и демо-доступа.

Для подключения требуется минимальный набор документов, которые уже есть у каждой компании, а заявление оформляется на сайте оператора или в его офисе.

Стоимость самой работы в ЭДО зависит от выбранного оператора. Часто оплачиваются только отправляемые документы, а те, которые получили и на которые ответили – бесплатны.

С помощью электронной подписи можно войти в личный кабинет и добавить контрагентов для обмена документами в электронном формате.

В нужный момент подгрузить в личный кабинет документ, подписать его ЭЦП и отправить.

Получить уведомление о подписании контрагентом.

Если вы получили документ от контрагента, то он отражается в папке Входящие. Открываете, подписываете.

Все эти операции можно проделывать и через 1С, если установлен коннектор 1С.